Verdienen Personalagenturen ihren schlechten Ruf? – Mythen und Wahrheiten

Wenn Sie diversen Ratgeber-Blogs und berufsorientierten sozialen Medien folgen, haben Sie sicher mitbekommen: Personalberatungsagenturen schießen zurzeit wie Pilze aus dem Boden. Der allgemeine Fachkräftemangel macht es für immer mehr Firmen nötig, einen externen Dienstleister für das Recruiting hinzuzuziehen.

Dem noch jungen Servicebereich eilt allerdings ein schlechter Ruf voraus, den er unlauteren Geschäftspraktiken zahlreicher Headhunter verdankt. Vielleicht sind Ihnen Recruiting-Agenturen daher ein wenig suspekt und Sie zögern, eine Agentur mit ihrer Personalsuche zu betrauen.

Das Team von Fradeo bringt Licht ins Dunkel. Mit unserem Ratgeber werden Sie imstande sein, Risiken zu erkennen, an die Sie bisher vielleicht selbst nicht gedacht haben, die Spreu vom Weizen zu trennen und schließlich einen kompetenten Headhunter für Ihre Firma zu finden.

Mythos Nr. 1: „Durch Online-Jobnetzwerke (z.B. LinkedIn, Xing, Viadeo etc.) sind Personalberatungsfirmen obsolet.“

Mythos

Dahinter steckt die Wunschvorstellung: Mit zwei Klicks ist die Jobanzeige online gestellt, es melden sich zumeist Bewerberinnen und Bewerber mit relevanten Profilen, die Auswahl geschieht leicht und nach drei bis vier Interviews hat man die perfekte Person gefunden.

Wahrheit

Die Personalsuche ist sowohl inhaltlich als auch zeitlich ein aufwendiger Prozess, für den eine Firma nicht immer die Kapazität besitzt. Es ist die Aufgabe eines Personalberaters bzw. einer Personalberaterin, die Suche in den Bereichen zu übernehmen, die Ihre Firma nicht stemmen kann.

Idealfall

Die Aufgabe eines Headhunters besteht zunächst darin, Bewerbungsunterlagen einzuholen und im Detail zu begutachten. Nach der Vorauswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten überprüft er in persönlichen Gesprächen nicht nur Qualifikationen wie z.B. Sprachkenntnisse. Er nimmt auch eine Einschätzung des Persönlichkeitsprofils der Kandidatinnen und Kandidaten vor, z.B. hinsichtlich Anpassungs- und Teamfähigkeit sowie Soft Skills.

Das A und O ist dabei eine enge und konstante Absprache mit Ihnen: Ein kompetenter Recruiter weiß, dass er nicht alles weiß, und so stellt er Ihnen viele Fragen über Ihre Firma, um Ihren Personalbedarf zu definieren. Dabei vergisst er nicht, die aktuelle Arbeitsmarktsituation des betreffenden Tätigkeitsbereiches zu berücksichtigen. Von dieser Grundlage ausgehend legt er mit Ihnen zusammen die Kriterien des idealen Profils für die zu besetzende Stelle fest.

Ein guter Personalberater geht auf Sie ein – was aber gleichzeitig bedeutet, dass er Ihnen, wenn nötig, unrealistische Erwartungshaltungen aufzeigt. Gute Kommunikation ist offene Kommunikation. Widerspricht Ihnen ein Headhunter auch mal, können Sie sicher sein: Sie sind in guten Händen.

Ist ein gesuchtes Profil außergewöhnlich spezifisch, verlangt z.B. als Haupteigenschaft bestimmte Sprach- oder IT-Kompetenzen, so macht es Sinn, sich an eine Recruitingfirma zu wenden, die auf diesen Bereich spezialisiert ist – die Headhunter kennen den Sektor und verfügen über ein weites und konkretes Netzwerk.

Bevor Sie bei einer Personalvermittlungsagentur einen Termin vereinbaren, sollten Sie sich daher folgende Fragen stellen:

• Wie bekannt ist die Personalagentur?
• Worauf ist die Personalagentur spezialisiert?
• Welche Firmen sind deren Kunden?
• Welche Kompetenzen haben die Personalberaterinnen und -berater?
• Zu welchem Netzwerk hat das Personalberatungsunternehmen Zugang?

Mythos Nr. 2: „Recruitingfirmen gehen rücksichtslos mit Kandidaten und Kandidatinnen um.“

Mythos

Weit verbreitet sind Vorfälle mit falschen Jobanzeigen, die Personalagenturen ins Internet stellen, um nach Lebensläufen zu fischen. Es gibt auch Beratungsunternehmen die Lebensläufe ohne das vorherige Einverständnis der Bewerberinnen oder Bewerber an ihre Kunden verschicken, was eine Konfrontation mit der Firma, in der diese aktuell angestellt waren, zur Folge haben kann.

Wahrheit

Natürlich unterliegen Bewerberdaten dem Datenschutz, den Ihnen alle Personalberatungsunternehmen garantieren müssen.

Allerdings gibt es tatsächlich Beratungsfirmen, die in Bewerberinnen und Bewerbern nur wandelnde Lebensläufe sehen, die es schnell zu verteilen gilt, um möglichst bald ein Ergebnis zu erzielen.

Idealfall

Die Suche nach der geeigneten Person für eine offene Stelle ist immer auch zu einem gewissen Teil Marketing. Eine Personalberatungsagentur repräsentiert Ihre Firma und Ihre Werte.

Das beginnt bereits beim Versenden einer simplen Empfangsbestätigung als Antwort auf eine Bewerbung und erstreckt sich bis zu den Schlüsselpunkten der zu besetzenden Stelle: Fragen zu Gehalt und Verantwortungsbereich weiß ein guter Personalberater dem Kandidaten oder der Kandidatin ebenso sicher zu beantworten wie Fragen zu Arbeitsatmosphäre und Teamgeist unter den Kollegen. Eine Personalsuche muss ein qualitatives Ergebnis erzielen – und so nimmt sich ein Headhunter sowohl Zeit für Sie und Ihre Firma, als auch für die Kandidatinnen und Kandidaten.

Mythos Nr. 3: „Headhunter sind entweder gewissenlose Kopfgeldjäger oder Dealer für Lebensläufe“

Mythos

Das Profil des Headhunters wird im Internet oft reich ausgeschmückt: Telefonterror bei Personen, die bereits mehrfach ihr Desinteresse kundgetan haben oder Erfragen von Informationen mit falscher Identität – diese Verhaltensweisen finden sich leider nicht selten als „typisch“ betitelt in diversen Erfahrungsberichten mit Personalagenturen.

Wahrheit

Bei der Beschreibung der Tätigkeit eines Headhunters macht die Nuancierung den Unterschied. Diese ist gerade in Erfahrungsberichten im Internet naturgemäß geprägt von der subjektiven Wahrnehmung derer, die nicht erwarten, von einem Headhunter kontaktiert zu werden, dem sie bereits vor sechs Monaten für einen Posten abgesagt haben. Doch wie im restlichen Leben gilt auch hier: Fragen kostet nichts. Und gerade wenn Stelle und Unternehmen andere sind als bei der letzten Kontaktaufnahme, kann sich ein kurzer Anruf des Recruiters für beide Seiten lohnen.

Der normale Ablauf einer Kontaktaufnahme ist folgender:

1. Der Headhunter tritt über seine Netzwerke oder seinen bereits bestehenden Pool an Lebensläufen mit Personen in Kontakt, um diese nach ihrem Interesse an einer zu besetzenden Stelle zu fragen.

2. Nur wenn diese ausdrücklich einverstanden sind und ihr Profil den Anforderungen des Unternehmens entspricht, nimmt der Headhunter den aktualisierten Lebenslauf und Kontaktdaten auf und sendet seinerseits Informationen zur ausgeschriebenen Stelle.

3. Nach einem weiteren Auswahlgespräch mit den Kandidatinnen und Kandidaten werden die Profile, die am ehesten auf die Stellenbeschreibung passen, auf die Shortlist gesetzt und dem Kunden zugesandt.

Der Beruf des Headhunters ist also weder Lebenslauf-Fischer noch Unternehmens-Pirat, doch vielmehr eine Mischung aus Jäger und Sammler.

Idealfall

Selbstverständlich wird sich ein Headhunter immer sofort als solcher namentlich vorstellen und keine sensiblen Informationen verlangen. Auch die Vorgehensweise läuft so diskret ab wie oben beschrieben.

Es ist zu betonen, dass Ihre Firma rein rechtlich gesehen für die Handlungen des Headhunters belangt werden kann, da dieser in Ihrem Auftrag arbeitet. Wenn Sie also sichergehen wollen, dass der „Stil“ eines Recruiters mit Ihrem übereinstimmt, sollten Sie diesem Fragen zu passiven und aktiven Recruiting-Methoden stellen.

Zum Beispiel:

• Wo erscheinen die Stellenanzeigen?
• Auf welche Weise werden Lebensläufe eingeholt?
• Wie werden telefonische Absagen von Kandidatinnen und Kandidaten gehandhabt?
• Wie kann der Headhunter Ihnen seine Professionalität und korrekte Arbeitsweise versichern?
• Etc.

Mythos Nr. 4: „ Personalvermittler wollen nur möglichst schnell Profit machen und denken nicht langfristig.“

Mythos

Dieser Mythos knüpft nahtlos an Nr. 2 und 3 an: Personalvermittlungsbüros sagt man eine gewisse Vertragsabschluss-Gier nach, die für Geduld und Gewissenhaftigkeit nicht viel Platz zu lassen scheint. „Schneller“ bedeutet aber längst nicht „besser“!

Wahrheit

Sicherlich gibt es viele Personalvermittlungsagenturen, denen es nur darum geht, möglichst viele Verträge in möglichst kurzer Zeit abzuschließen, Kandidatinnen und Kandidaten möglichst schnell „unterzubringen“ und ihre Provision zu kassieren. Derartige Firmen entlohnen ihre Personalvermittlerinnen und -vermittler meist mit einer Erfolgsprämie. Entsprechend der Vermittlungsgeschwindigkeit wechseln bei diesen Beratungsbüros nicht nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – sondern auch Kundinnen und Kunden.

Mit zunehmender Professionalisierung sieht man in diesem Berufszweig allerdings immer weniger Methoden des hard-selling, die Recruiting-Agenturen ihren schlechten Ruf beschert haben – eine positive Entwicklung!

Idealfall

Hastige Personalvermittlung erzielt selten langfristige Ziele – und selbst wenn dringend ein neues Team von Grund auf neu aufgestellt werden muss, so ist es im Interesse jedes Unternehmens, das dieses aus motivierten, verlässlichen und fachlich wie charakterlich passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besteht. Ein gutes Personalberatungsunternehmen identifiziert den Bedarf Ihres Unternehmens auf lange Sicht, begleitet Sie während des Rekrutierungsprozesses und entwickelt dabei mit Ihnen eine effiziente und dauerhaft beständige Personalentwicklungsstrategie.

Neben Jägern und Sammlern sind kompetente Personalberaterinnen und Personalberater darum auch echte Partner in Human Resources.

Informieren Sie sich beim ersten Gespräch mit einem Personalvermittlungsbüro darum über:

• die angebotenen Serviceleistungen
• die einzelnen Etappen der Personalsuche, inkl. detaillierter Angaben der Methoden zu:
• Einholen von Lebensläufen
• Profil-Evaluierung
• Erstellen der Shortlist
• Verhandlungen zum Einstellungsvertrag
• Follow-up nach der Einstellung
• Etc.

Mythos Nr. 5: „Recruiter schieben immer die gleichen Kandidatinnen und Kandidaten hin und her, um an neue Provisionen zu kommen.“

Mythos

Manche glauben, dass Headhunter keine Skrupel haben, selbst an eine Firma vermittelte Kandidatinnen oder Kandidaten erneut für eine Stelle in einer anderen Firma abzuwerben, um erneut eine Provision zu erhalten. Erstes Unternehmen muss sich dann erneut an die Recruiting-Agentur wenden, um die Stelle neu zu besetzen, wodurch der Headhunter ein drittes Mal profitiert.

Wahrheit

Es ist Gang und Gäbe, dass Personalberaterinnen und Personalberater mit früheren Kandidatinnen und Kandidaten in Kontakt bleiben – auch sie gehören zum beruflichen Netzwerk der Personalberatungsunternehmen. Allerdings beweist eine Agentur mit einer derartigen Reise nach Jerusalem eigenprofitorientierte Unseriosität, die dem Personalvermittler oder der -vermittlerin zudem teuer zu stehen kommen kann; wenn Unternehmen Fragen stellen, verliert die betreffende Headhunting-Agentur womöglich nicht nur einen Kunden, sondern auch ihren Ruf.

Idealfall

Eine langfristige Partnerschaft mit einer Recruitingfirma zu entwickeln liegt also im Interesse der Personalvermittlungsagentur wie auch in dem Ihrer Firma. Gegenseitiges Vertrauen bringt Sie beide voran.

Sofern Sie aber zum ersten Mal mit einer Personalagentur zusammenarbeiten, gilt: Vertrauen ist gut, schriftliche Vereinbarungen sind besser. So können Sie vor Auftragsvergabe im Vertrag eine Ausschlussklausel einfügen, die der Agentur eine Kontaktaufnahme zu der vermittelten Person für eine festgelegte Anzahl an Monaten untersagt.

Anzumerken ist: Eine solche Klausel kann natürlich nicht angewandt werden, wenn sich der Kandidat oder die Kandidatin auf eigene Initiative bei besagtem Personalvermittlungsbüro meldet, um erneut auf Stellensuche zu gehen.

Mythos Nr. 6: „Personalvermittlungsbüros sind zu teuer und zu undurchsichtig in der Berechnung ihrer Leistungen.“

Mythos

Hinter den finanziell begründeten Vorbehalten mancher Unternehmen, eine Personalberatungsagentur zurate zu ziehen, steckt oft ein falsches Bild von deren Tätigkeiten.

Wie bereits beschrieben besteht Personalberatung aus mehr als dem Aufgeben von Anzeigen und dem Weiterreichen von Bewerbungen an den Kunden oder die Kundin. Hinzu kommt außerdem der Faktor, dass man als Firma ein gutes Stück Kontrolle aus der Hand gibt, indem man die Personalsuche outsourct, was viele Unternehmen misstrauisch macht.

Wahrheit

Tatsächlich bergen verschiedene Methoden der Entlohnung verschiedene Risiken.

Oft errechnet sich die Provision für ein Personalvermittler aus einem bestimmten Prozentsatz des Jahresgehalts für den Neuzugang in der Firma. Dieses Modell veranlasst viele Headhunting-Agenturen dazu, sich in ihrer Arbeit nur noch auf die lukrativsten Jobprofile zu fokussieren oder Gehälter in ihren Empfehlungen teilweise sogar absichtlich auf Summen aufzublasen, die weit jenseits derer liegen, die auf dem Arbeitsmarkt gängig sind.

Andere Recruiting-Agenturen berechnen einen Stundensatz, was das Risiko birgt, dass Kunden oder Kundinnen angesichts der sich naturgemäß anhäufenden Stundenzahl ungeduldig werden, schnelle Resultate fordern und aus einem unfertigen Bewerberpool überstürzt jemanden auswählen, der letztlich nicht auf die Stelle passt – ein Fehler also, der weitaus teurer werden kann als ein solides erstes Recruiting.

Schließlich existiert noch die Entlohnung in drei Etappen: Die erste deckt die Kosten für den Recruiting-Launch, die zweite wird bei der Präsentation der ersten Bewerberprofile gezahlt und die dritte bei Unterschrift des Einstellungsvertrags des Kandidaten oder der Kandidatin. Natürlich ist diese Einteilung praktisch, doch einige Firmen könnten sich hier in einer Situation wiederfinden, in welcher der Suchprozess kein allzu schnelles Ende nimmt, nachdem sie dem Headhunter bereits die zweite Zahlung und damit 60 bis 65% des Honorars überwiesen haben.

Idealfall

Wenn Sie sichergehen wollen, dass ein Preis qualitative Arbeit repräsentiert und eine Zahlungsweise keine negativen Überraschungen birgt, wählen Sie eine Servicepauschale. Damit kennen Sie das Honorar bereits, bevor Sie den Personalvermittler oder die -vermittlerin vertraglich mit dem Recruiting betrauen.

Ein solches Honorar berücksichtigt den Schwierigkeitsgrad der Suche anstatt sich aus der Anzahl präsentierter Bewerberprofile, Zeitaufwand oder Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle zu berechnen. Des Weiteren garantiert Ihnen eine Pauschale, dass die Ihnen präsentierten Bewerberinnen und Bewerber aufgrund ihrer Kompetenzen ausgesucht wurden – und nicht aufgrund der Höhe ihrer Gehaltsvorstellungen.

Nehmen Sie sich Zeit, die verschiedenen Angebote und Serviceleistungen der auf Ihren Sektor spezialisierten Personalberatungsunternehmen zu vergleichen.

Seien Sie im ersten Beratungsgespräch offen gegenüber Ihrem potentiellen Headhunter, was Ihre Erwartungen zu Arbeitsweise und Resultaten angeht, und aufmerksam, was die seinen anbelangt. Neben Kompetenz, Netzwerken und Know-how stellt ein gutes Personalberatungsunternehmen auch zwischenmenschliches Feingefühl in den Vordergrund. Ein Bewerbungsprozess ist für alle Beteiligten vor allem eine Begegnung, was seitens des Recruiters gutes Zuhören, Flexibilität, Transparenz, Überzeugungskraft und Engagement verlangt.

Neben der Servicequalität ist der finanzielle Aspekt natürlich ein Kriterium. Doch die Suche nach der perfekten Person für eine offene Stelle ist nicht die richtige Stelle, um zu sparen. Wägt man die Kosten für eine kompetente Personalvermittlungsagentur ab gegen die Kosten für ergebnislos investierte Zeit, Imageverlust Ihrer Firma sowie sinkende Geschäftszahlen aufgrund einer fehlenden oder nicht passenden Fachkraft, ist es nur im Interesse Ihres Unternehmens, dass Ihre Wahl auf die richtige Agentur fällt.

Darum lautet unser Rat: Richten Sie sich mehr nach Ihren Ansprüchen und weniger nach Ihrem Firmengeldbeutel.