Die verschiedenen Vergütungsformen für Personalagenturen: Vor- und Nachteile

Sie haben alles versucht: Stellenausschreibung auf den bekanntesten Job-Plattformen, ein Stand auf der Jobmesse Ihrer Region, die Veröffentlichung der Stellenbeschreibung auf der Karriereseite Ihres Unternehmens, Posts in den Social Media... Und dennoch haben Sie immer noch nicht die ideale Person für den offenen Posten in Ihrer Firma gefunden. Die Stelle ist schon länger unbesetzt, die Geschäftszahlen leiden – es wird dringend!

Schließlich entscheiden Sie sich vielleicht ein wenig zögerlich dazu, die Suche nach dem einen seltenen Profil in externe Hände zu geben... Und es drängt sich die Frage auf: Zu welchem Preis?

Es kann schwierig sein, die Tarife verschiedener Personalagenturen oder Headhunter miteinander zu vergleichen. Der eine arbeitet mit einem prozentualen Tarif, jemand anderes bietet einen Festtarif, bei der dritten Personalvermittlungsagentur hängt der Preis von der Leistung des Headhunters ab, bei wiederum einer anderen ist ein Honorarvorschuss fällig usw.

Tarife von Personalberatungsagenturen

Der Pauschaltarif

Manche Personalberatungsunternehmen bieten Leistungen, deren Gesamtpreis inklusive Aufwandskosten bereits festgelegt ist. Eine solche Fixsumme richtet sich individuell nach der Komplexität der jeweiligen Personalsuche.

Vorteile des Pauschaltarifs

• Eine vordefinierte Pauschale ist fairer und transparenter als andere Honorarformen, da sie den tatsächlichen Aufwand des Recruitingprozesses berücksichtigt. Falls die Suche sich beispielsweise auf seltene Profile konzentrieren soll oder die zu besetzende Stelle nicht allzu attraktiv ist, wird die vorgeschlagene Pauschale höher sein. Dagegen verringert sich der Preis, wenn der Personalberater oder die Personalberaterin zuversichtlich ist, das Recruiting innerhalb eines eher kurzen Zeitraums abzuschließen.
• Der Pauschaltarif ist einfacher in die Budgetplanung aufzunehmen, da die Gesamtkosten der einzelnen Leistungen im Kostenvoranschlag – und damit bereits vor Vertragsunterzeichnung – aufgeführt sind. Dadurch können Sie eine gut informierte Entscheidung treffen und das nötige Budget festlegen.
• Im Gegensatz zu einer Vergütung, deren Höhe prozentual auf dem Gehalt der später eingestellten Person basiert, erlaubt Ihnen ein Pauschaltarif, das gebotene Gehalt und damit die Attraktivität der Stelle zu erhöhen, ohne dass dies das Honorar des Personalberatungsfirma beeinflusst.
• Der Pauschalpreis stellt zu einem gewissen Grad eine Qualitätsgarantie dar: Die Ihnen vorgelegten Profile sind tatsächlich aufgrund der Erfahrung und Kompetenzen der Kandidatinnen und Kandidaten ausgesucht worden – und nicht aufgrund ihrer Gehaltsvorstellungen.

Nachteil des Pauschaltarifs

• Falls die schließlich eingestellte Person ein Gehalt erhält, das deutlich unter der anfänglich vorgesehenen Summe liegt, kann das unveränderliche Pauschalhonorar auch über dem Tarif liegen, der sich prozentual nach dem Gehalt des oder der neuen Angestellten richtet. Dabei ist aber wiederum zu bedenken: Ein geringeres Gehalt für den Kandidaten oder die Kandidatin kann zu Ersparnissen führen, welche die höheren Kosten für die Personalvermittlung aufwiegen.

Das prozentuale Honorar

Viele Personalberatungsunternehmen basieren ihr Honorar auf einem Prozentanteil des Bruttojahresgehalts der vermittelten Kandidatin bzw. des vermittelten Kandidaten – das schließt auch eventuelle, im Vertrag des oder der neuen Angestellten geregelte Prämien mit ein. Dieser Prozentanteil beträgt in der Regel 15% bis 30% und variiert je nach HR-Agentur und je nach Bedarf, z.B.:

• Art der Personalvermittlungsagentur (z.B. eine “Generalisten”-Agentur ohne besondere Spezialisierung, eine auf einen bestimmten Sektor spezialisierte HR-Agentur mit verschiedene Sourcing-Strategien oder ein Headhunter)
• Art der zu besetzenden Stelle (z.B. ein hochtechnischer Beruf oder ein eher allgemeines Berufsprofil)
• Art des Profils (z.B. Junior oder Top-Management)
• Recruiting-Umfang (z.B. Neuzusammenstellung eines ganzen Teams für ein Callcenter)

Vorteil eines prozentualen Honorars

• Wenn Sie mit dem Kandidaten oder der Kandidatin ein geringeres Einstellungsgehalt verhandeln als anfänglich vorgesehen, fallen auch die Kosten für das Honorar des Headhunters geringer aus.

Nachteile eines prozentualen Honorars

• Diese Form der Vergütung berücksichtigt nicht in ausreichender Weise den reellen Aufwand einer Personalsuche, es sei denn, Sie verhandeln den Prozentsatz nach unten im Falle eines leichter durchführbaren Auftrags.
• Ein prozentuales Honorar ist schwieriger zu budgetieren, da die Endkosten erst dann feststehen, wenn das Gehalt mit dem Kandidaten oder der Kandidatin verhandelt wurde.
• Obwohl Sie mit dieser Form der Honorierung Kosten sparen können, hängt sie gleichzeitig zu sehr vom Einstellungsgehalt ab. Wenn Sie im Verlauf der Personalsuche die Notwendigkeit sehen, das angebotene Gehalt aufgrund potentiell hoher Honorarkosten zu verringern, laufen Sie Gefahr, für talentierte Kandidatinnen und Kandidaten an Attraktivität zu verlieren. Dies zieht letztlich auch Ihre Suche in die Länge. Bieten Sie dagegen ein „zu gutes“ Gehalt, erleichtern Sie der Personalvermittlerin bzw. dem -vermittler zwar die Arbeit, doch auch Ihre Endkosten steigen.
• Leider gibt es unter Personalvermittlungsfirmen einige schwarze Schafe. Manche Recruiter “coachen” den Kandidaten oder die Kandidatin zum Thema Gehalt - und dies vor allem in eigenem Interesse. Denn: Je höher die Gehaltsanforderungen des Bewerbesind, desto höher fällt sein oder ihr Vermittlungshonorar aus.

Weitere Faktoren, die den Schwierigkeitsgrad einer Personalsuche und somit die Kosten beeinflussen

Welche Honorarform und welchen Tarifsatz Sie auch wählen, beides sollte dem Schwierigkeitsgrad der Suche nach kompetenten Profilen Rechnung tragen. Hier haben wir ein paar Schlüsselpunkte für Sie, die Ihnen helfen, den Auftrag an die Personalberatungsfirma einzuschätzen.

Attraktivität der Stelle

• Verantwortungsbereiche
• Aufstiegsmöglichkeiten
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Arbeitsbedingungen
• Arbeitsumfeld

Entlohnung

• Höhe des Gehalts
• Leistungszulagen
• Sachbezüge, z.B. Dienstwagen, Essensmarken etc.

Arbeitsort

• in näherer Umgebung einer größeren Stadt?
• Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• in einem angenehmen Bezirk?

Attraktivität des Unternehmens

• Größe des Unternehmens
• Renommee des Unternehmens
• Qualität der Produkte und Services, welche das Unternehmen bietet
• Innovation
• Marktposition

Aktuelle Marktsituation

• Seltenheit des gesuchten Profils
• Konkurrenz
• Erwerbslosenquote
• Dringlichkeit, die Stelle zu besetzen

Anforderungen an den Kandidaten

• Besondere Qualifikationen (z.B. in Technik oder Social Skills wie Mediationsausbildung)
• Fremdsprachenkenntnisse
• vorhandene Markt- oder Branchenkontakte

Die Vergütungsformen von Personalberatungsagenturen

Hier unterscheidet man zwischen dem Honorarvorschuss (retainer fee) und dem Erfolgshonorar (success fee bzw. contingency).

Der Honorarvorschuss (retainer fee): Mittelpflicht

Insbesondere kleinere Personalvermittlungsunternehmen arbeiten mit einem Honorarvorschuss, dessen Auszahlung im Allgemeinen in drei Etappen zu etwa gleichen Teilen von ca. 33% erfolgt:

1. Eine Anzahlung ist bei Unterzeichnung der Auftragsvergabe zu leisten.
2. Eine zweite Zahlung wird bei Vorlegung der Shortlist mit als passend bestätigten Kandidatinnen und Kandidaten getätigt.
3. Der Restbetrag des Honorars wird bei erfolgreich abgeschlossenem Auftrag zu überweisen. Im Falle des prozentualen Honorars wird dieser Betrag an das mit der eingestellten Person verhandelte Bruttojahresgehalt angepasst.

Vorteile des Honorarvorschusses:

• Da Sie die Personalsuche zum Teil finanzieren, verpflichtet sich die HR-Agentur ab Auftragsbeginn, die ihr zur Verfügung stehenden Ressourcen, Tools und Kommunikationskanäle zu nutzen, um geeignete Profile für Sie ausfindig zu machen. Die Personalberatungsfirma muss demzufolge auch nachträglich imstande sein, Ihnen vorzuweisen, dass die nötigen Mittel eingesetzt wurden, um den Auftrag zu erfüllen.
• Die Zahlungsweise ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, die Honorarauszahlung nicht auf einen Schlag, sondern über einen bestimmten Zeitraum verteilt zu tätigen.

Nachteile des Honorarvorschusses:

• Die retainer fee impliziert eine Mittelpflicht, nicht aber eine Ergebnispflicht – es gibt also keine hundertprozentige Garantie, dass die Suche zu Ende geführt werden kann.
• Die Tatsache, dass ab Auftragsvergabe mehrmals beträchtliche Summen im Voraus bezahlt werden müssen, kann für manche Unternehmen auch ein Nachteil sein.
• Die Anzahlung ist selbst dann nicht erstattungsfähig, wenn es der HR-Agentur nicht gelingt, Ihnen eine Shortlist mit geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten zu liefern.
• Die zweite Zahlung ist nur dann erstattungsfähig, wenn Sie nachweisen können, dass die Personalvermittlungsfirma nicht alle Mittel eingesetzt hat, um die Stelle bei Ihnen zu besetzen.
• Diese Zahlungsweise ist für gewöhnlich mit einer Ausschlussklausel verbunden, die Sie rechtlich daran hindert, andere Personalvermittlungsunternehmen gleichzeitig mit der Personalsuche für denselben Posten zu beauftragen.

Das Erfolgshonorar (success fee oder contingency): Ergebnispflicht

Die Zahlung des Honorars bei erfolgreicher Erfüllung des Auftrags ist nicht mehr nur den großen Personalberatungsagenturen vorbehalten, deren allgemeine Ausrichtung es ihnen erlaubt, auf Masse zu arbeiten und somit bis zum Auftragsabschluss auf ihr Honorar warten zu können. Durch soziale Netzwerke, dabei Job-Plattformen im Speziellen, können auch spezialisierte Recruiting-Agenturen ihr Können bei der Suche nach seltenen Profilen unter Beweis stellen.

Personalberatungsagenturen, die mit einem Erfolgshonorar arbeiten, stehen in der Pflicht, Ergebnisse zu liefern. Der Auftrag muss also bis zum Ende erfüllt, d.h. ein Kandidat oder eine Kandidatin eingestellt worden sein, bevor die HR-Agentur ihre Leistungen als Gesamtsumme in Rechnung stellen kann.

Die Vergütung wird in der Regel per zweimaliger Zahlung übermittelt:

1. Eine Anzahlung von ca. 1.000€ bis 3.000€, welche die Kosten zum Anschub des Recruiting-Prozesses deckt und gleichzeitig das gegenseitige Engagement besiegelt. Allerdings verlangen nicht alle Personalberatungsfirmen eine Anzahlung.
2. Das übrige Honorar ist bei erfolgreichem Auftragsabschluss zu zahlen. Bei einem prozentualen Honorar wird der Betrag an das Gehalt angepasst, das mit dem oder der neuen Angestellten verhandelt worden ist.

Der Zeitpunkt des Auftragsabschlusses orientiert sich an einem der folgenden Termine:

• der Tag, an dem der Arbeitsvertrag mit dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin unterzeichnet wird
• der Tag des Stellenantritts
• das Bestehen der Probezeit

Vorteile des Erfolgshonorars

• Ihre Firma entlohnt den Headhunter oder die Headhunterin nur, wenn der Auftrag erfolgreich abgeschlossen wurde.
• Sofern Ihnen der Aufwand nicht zu groß ist, können Sie mehrere Personalvermittlungsagenturen gleichzeitig mit dem Recruitment für Ihre Stelle betrauen.

Nachteile des Erfolgshonorars

• Abermals ist zu erwähnen, dass die Endkosten vor allem im Falle eines prozentualen Honorars sehr hoch ausfallen können.
• Personalberatungsfirmen, die ausschließlich auf Erfolgsbasis arbeiten, nehmen oft deutlich mehr Aufträge an als Agenturen, die mit einem sicheren und vom Ausgang der Personalsuche unabhängigen Einkommen rechnen können. Aus Zeitmangel leidet darum oft die Qualität der Kundenbeziehung und die der Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten, da Bewerberinnen und Bewerber im Vorfeld nur unzureichend auf Passgenauigkeit geprüft werden. Dies erschwert den Einstellungsprozess für das Unternehmen.

Die Garantien, die Personalberatungsagenturen Ihnen bieten

Neben einer Mittel- bzw. einer Ergebnisverpflichtung bieten einige Personalvermittlungsfirmen zu ihren Leistungen Garantien, die entweder inklusive oder optional sind. Dabei können Klauseln, Kosten, Dauer sowie Start- und Enddatum verhandelt werden.

Vorstellungsgarantie

Mit der Vergütungsform des Honorarvorschusses verpflichtet sich die Personalagentur, ggf. unter Beweis zu stellen, dass alles getan wurde, um passende Kandidatinnen und Kandidaten ausfindig zu machen, z.B. durch Stellenanzeigen, aktive Kontaktaufnahme zu potentiellen Kandidatinnen und Kandidaten, Suche in Job-Netzwerken und Lebenslaufdatenbanken etc. Eine Erstattung der Anzahlung ist nur dann möglich, wenn das Gegenteil bewiesen werden kann, was sich manchmal aber als schwierig erweist.

Um die unternommenen Anstrengungen ersichtlich zu machen, bieten manche Personalagenturen eine Vorstellungsgarantie. Diese beinhaltet, dass die Personalvermittlungsfirma innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums eine bestimmte Anzahl an Profilen abhängig von den zuvor vereinbarten Anforderungen vorlegen muss. Schafft sie dies nicht, hat das Unternehmen die Möglichkeit der Rückerstattung nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums.

Ersatzgarantie

Verschiedene Personalvermittlungsfirmen bieten mindestens bis zum Ende der Probezeit der eingestellten Person die Möglichkeit, die Personalsuche neu aufzunehmen, sollte der Arbeitsvertrag in dieser Zeit beendet werden. Diese Ersatzgarantie gilt normalerweise im Falle einer Entlassung oder einer Kündigung.

Damit sich die Rentabilität der geleisteten Arbeit nicht durch eine kostenlose Wiederholung des gesamten Recruiting-Prozesses verringert, liegt es also im Interesse der Personalvermittlungsagentur, dass es zwischen dem Kunden und dem oder der neuen Angestellten „passt“.

Egal ob inklusive oder optional, der Preis dieser Garantie kann recht teuer werden. Abhängig von Ihrem Vertrauen in die Recruiting-Agentur und der strategischen Bedeutung der Position, ist es an Ihnen, zu entscheiden, ob Ihnen das Risiko einer misslungenen Stellenbesetzung im Vergleich zum Preis geringer erscheint.

Welche Form der Vergütung sollten Sie nun vorziehen?

Ihre Entscheidung sollte gut überlegt sein, da Sie von mehreren Faktoren abhängt: Ihrem Budget, der Dringlichkeit Ihres Personalbedarfs, den Risiken, die Sie einzugehen bereit sind usw.

Personalberatungsagenturen und Headhunter können Ihnen nicht alle ihre Strategien bis ins Detail erläutern. Doch eine seriöse HR-Agentur zeigt sich in Bezug auf ihre Vergütungsformen und den damit verbundenen Mechanismen transparent.

Abgesehen von Tarif und Vergütungsform, sollten Sie daher den Eindruck mit einbeziehen, den Sie insgesamt aus den ersten Kontakten mit einem Personalberater oder einer Personalberaterin gewonnen haben. Daraus ergibt sich, wie viel Vertrauen Sie in seine oder ihre Kompetenzen haben.

Darum: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Wahl!

Fradeo TEAM

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